Mi rutina y organización “para llegar a todo”

Periódicamente me preguntan:

Cris, ¿cómo llegas a todo lo que haces?

En 2021 escribí sobre cómo gestiono mi tiempo, tanto en el entorno personal como en el profesional. Y lo cierto es que he cambiado tanto los programas y los flujos que creo que vale la pena escribir una actualización.

Espero que te sea útil 😊

Contexto

Trabajo a jornada completa en Automattic, una empresa americana en la que podemos trabajar en remoto y de forma prácticamente asíncrona. Como proyectos personal tengo este blog que estás leyendo y Diseño desde Marte, que si bien ya está escrito y publicado, lo hice con la organización que te contaré más abajo. También voy a clases de piano (45 minutos a la semana).

Para que quede claro:

  • Sí, procastino. Especialmente viendo vídeos en YouTube. Me he prohibido instalar aplicaciones de redes sociales en el móvil, pero más que por productividad, por salud mental.
  • Hay días, o semanas, en los que se me amontonan los correos y los mensajes. Con el tiempo he aprendido que no pasa nada. Ni se quema el mundo, ni explota nada. Contesto cuando puedo y ya está.
  • No leo libros ni artículos sobre “productividad”. Me indignan porque nunca incluyen “ir a comprar”, “lavar la ropa”, “acordarte de recoger la ropa que lleva 3 días en el tendedero” y otras cosas que pasan en la vida.
  • No utilizo herramientas tipo Obsidian, Roam o similares. Funciono mucho mejor escribiendo en libretas 🙂

Entorno profesional

Hablemos de aplicaciones

En Automattic nos comunicamos mediante Slack y creando issues en GitHub. Allí es donde tengo el listado de las tareas en las que estoy trabajando, las que vendrán, las ideas y cómo se están desarrollando las que hay en proceso.

Tengo muy pocas reuniones. Esto es una captura de esta semana:

Esto es una semana con muchas reuniones: habitualmente solo tengo 3.

Si hay algo de lo que quiero acordarme el día siguiente o un día determinado, o bien utilizo la aplicación de Recordatorios nativa de Apple o los “recordatorios” de Slack.

Utilizo Raycast como sustituto del Spotlight de Mac. Me ahorra clics, pulsar teclas y tener que abrir el navegador o una aplicación en concreto. Si le instalas extensiones podrás:

  • Buscar directamente tipografías en Google Fonts
  • Interactuar directamente con ChatGPT
  • Utilizar un selector de color (color picker) que es maravilloso
  • Integrarlo con Figma y buscar archivos
La captura no es muy agraciada, pero solo necesito pulsar «CMD+Espacio», buscar Figma y buscar un archivo. Sin utilizar el ratón. Pulsando INTRO se abre el documento en Figma. Y ya.

Por último, también utilizo libretas. Me va muy bien para escribir ideas y desarrollarlas, dibujar bocetos, etc.

Cómo trabajo

Mi jornada laboral es de aproximadamente 8 horas al día, aunque puede variar. Me despierto a las 8:30h y me pongo a trabajar a las 9h (como ves, no soy fan de madrugar “para hacer cosas”).

Así organizo mi día a rasgos generales, aunque puede cambiar según cómo esté:

  • La primera hora la dedico a ponerme al día, a leer Slack y a revisar el correo. Contesto a las peticiones y a las respuestas que me hayan podido dar.
  • Desde entonces hasta la hora de comer (14h), me dedico a tareas más creativas. Diseñar propuestas, iterar otras, etc.
  • Después de comer o continuo diseñando todo el rato, o lo compagino con leer y escribir. Consulto métricas, creo o busco dashboards, escribo las propuestas que he diseñado y las comparto, contesto issues de GitHub, etc.

La priorización de mis tareas viene dada por las necesidades del propio producto y las del equipo de diseño. Suelo trabajar en dos o tres proyectos a la vez, y en general trato de priorizar según impacto y esfuerzo:

Matriz clásica de priorización. Las tareas que encajen en el recuadro más oscuro son las que deberías hacer primero. Luego van las de prioridad media, baja y mínima.

Todo esto lo hago interactuando con los diferentes equipos de desarrollo para ver si encaja. Si no les va bien, y yo no tengo ancho de banda (es decir, horas), empiezan a desarrollar y después itero sobre lo que han hecho.

Como regla general, en Automattic esperan que los perfiles de diseño invirtamos alrededor de un 80% del tiempo a diseñar. Y como dice el credo:

Me motiva más el impacto que el dinero y sé que el código abierto es una de las ideas más poderosas de nuestra generación. Me comunicaré tanto como sea posible, porque es el oxígeno de una empresa distribuida. Estoy en un maratón, no en un sprint, y por muy lejos que esté la meta, la única manera de llegar es poniendo un pie delante del otro todos los días.

Entorno personal

Y más aplicaciones…

Originalmente tenía “mi vida” en Notion. Pero me generaba mucho estrés acordarme de entrar en la aplicación, buscar el proyecto, la página y la tabla que tenía que actualizar. Así que ahora tengo un enfoque que, aunque parezca mentira, me funciona.

En realidad lo que cambió cómo me organizaba fue ver este vídeo de Jaime Altozano (minuto 6:39):

No llego al nivel de obsesión de Jaime, pero sí tengo una regla: intentar no retener en la mente cosas “de las que me tengo que acordar”. Si me viene algo a la cabeza, abro la aplicación correspondiente, lo anoto y ya está. El objetivo es reducir la carga mental.

Utilizo tres aplicaciones nativas de Apple, porque se sincronizan muy bien con todos los dispositivos:

  • Utilizo la aplicación de Recordatorios nativa de Apple para la lista de recordatorios personales. Tengo incluso una lista con lo que tengo que llevarme en la maleta cuando voy de viaje, así no me dejo nada. Voy marcando/desmarcando según esté (y lo mismo con la lista de la compra).
De la mezcla de idiomas, hablemos otro día. Mi cabeza combina inglés, catalán y castellano 🫠
  • La aplicación nativa de Medicamentos de Apple. Tengo que tomar medicación y tenerlo allí me permite tener recordatorios
  • La de Notas, para escribir ideas rápidas cuando no tengo la libreta a mano

Más allá del entorno nativo de Apple:

  • Raycast, por el mismo motivo que he explicado arriba
  • Google Calendar, donde anoto cualquier evento del que deba acordarme: cumpleaños, citas médicas, algún que otro brunch, cuando quedo, etc. No uso Calendar de Apple porque no me gusta 😅
  • Letterbox para tener una lista con “las películas que quiero ver o me recomiendan”
  • Notion, donde escribo los artículos de uiFromMars y tengo el plan editorial. Y Trello, donde escribo lo que quiero hacer en un tablero kanban:
  • Libretas de toda la vida 🙂

Como has visto, prefiero tener aplicaciones específicas para gestionar lo que necesito, en lugar de una sola que pretenda hacerlo todo (hola, Notion).

uiFromMars, piano y la vida misma

Después de algún que otro burn-out, trato de no trabajar en proyectos durante los fines de semana. A veces sí lo hago, pero es en contadas ocasiones. Todo lo que listo a continuación lo hago entre la hora en la que dejo de trabajar (18h, aproximadamente) y la hora de cenar (más tarde de lo que debería…).

  • Escribo el artículo del viernes entre el lunes y el miércoles y lo reviso el jueves. La newsletter también suelo escribirla el jueves (y si me apuras, el viernes… hay veces que las horas no dan para más 😆)
  • Programo algunas publicaciones en redes con Buffer. Voy entrando para leer comentarios y contestar
  • La clase de piano es el martes por la tarde y practico piano a ratitos durante el día
  • En medio de todo esto, pues lo que te decía al inicio: ir a comprar, poner la lavadora, fregar platos (o vaciar el lavaplatos), tender y recoger la ropa…
  • Trato de no utilizar el móvil desde la hora de la cena hasta que he desayunado

No sé como, pero encaja. Hay semanas y días en los que todo encaja peor y no hago nada de lo que se supone que tenía que hacer. Y no pasa nada.

Apuntes finales

Obviamente no es un sistema infalible y me funciona por las circunstancias personales y la empresa en la que trabajo, que no me obliga a ir a ninguna oficina.

He aprendido a base de prueba y error, pero por ahora esta combinación me permite tener la cabeza despejada para poder pensar mejor en las ideas, los proyectos y mi vida en general. En su momento probé a levantarme más temprano para dedicarlo a uiFromMars, pero tenía la sensación de que “trabajaba antes de ir a trabajar” y estaba más agotada.

Espero que algo de lo que haya contado aquí te sea útil en tu día a día. Estas aplicaciones las recomiendo porque las uso y me funcionan, y las utilizo todas en el plan gratuito. Si hay algo que quieras saber y no he comentado, mencióname en Twitter (@cbusquets) o LinkedIn y trato de contestar 🙂

Otra cosa, que es un detalle tonto: solo un café con leche al día.