Notion 2021: Mi rutina, hábitos y organización

Escrito por Cris Busquets. Publicado en Opinión, Productividad

Notion: Mi rutina, hábitos y organización

Debo confesarte algo: este artículo me da pánico y me hace ilusión a la vez.

Pánico porque exponerse tanto no es fácil e ilusión porque creo que algunos aspectos que te explicaré aquí pueden ayudarte en tu día a día, sea profesional o personal.

Lo que más me preguntan, con diferencia, es:
Cris, ¿cómo llegas a todo lo que haces?

Bueno, pues estos son mis hábitos y rutinas, posibles gracias a Notion, que también te explicaré cómo lo uso. Te dejo aquí un índice por si quieres saltar directamente a algo concreto.

Mi rutina diaria «básica»

Lo primero: no pertenezco al «club de las 5AM» o me voy a dormir muy tarde cada noche. No creo que estas patochadas escritas para vender o para aplicar en rutinas que no suelen ser reales.

Como norma general, me despierto a las 7h y me voy a dormir entre las 23 y las 00, incluso ahora con el confinamiento.

Haciéndolo así puedo invertir la primera parte de la mañana, cuando todavía existe cierto silencio y no tengo interrupciones (normalmente 1h30) en trabajar en uiFromMars: escribir artículos, contestar e-mails, hacer cambios en la web, activar tests, programar redes sociales, escuchar podcasts, ver documentales o leer artículos para aprender…

De este modo, cuando empiezo a trabajar en Holaluz (a las 9am, aproximadamente), ya lo tengo todo hecho y puedo focalizarme en mis tareas allí.

Antes de hacer esto intentaba trabajar en uiFromMars al finalizar mi jornada laboral, pero para ese entonces mi cerebro ya es papilla y no era, ni de lejos, nada productiva.

Así que al finalizar mi jornada laboral, o bien hago deporte utilizando una app (Freleetics) o aprovecho para hacer videollamadas con familia y amig@s.

Pero tampoco te pienses que vivo encorsetada dentro de una planificación con franjas horarias inamovibles. Si me apetece tirarme al sofá, dormir un poco más o no hacer nada de uiFromMars, evidentemente me lo permito.

Eso sí: también hay momentos en los que tengo que vencer mi pereza interior y sentarme a avanzar ideas o proyectos.

Hábitos: deporte, infusiones y meditación

Nada de lo que te he contado antes valdría para nada si no tuviera constancia y disciplina.

Sin ninguna duda, es la repetición diaria de esta rutina y la organización lo que me permiten poder llegar a todo.

A lo largo de los años he aprendido que solo funciono bien si soy capaz de alternar deporte con trabajo. Mi (auto)exigencia diaria necesita una vía de escape que le permita a mi cuerpo y a mi cerebro parar y la única forma es haciendo deporte. Así que cada dos días invierto una hora en hacer deporte. Y no uso pesas ni ningún aparato, solo mi propio peso.

Un hábito que adquirí hace años es el de acabar el día tomándome una infusión en absoluto silencio: ni pantallas, ni notificaciones ni nada.

Y también medito a diario utilizando Headspace (como mínimo 10 minutos): me ayuda bastante a crear un oasis en ese momento y con el tiempo me ha enseñado también a estar más presente y calmada.

Notion: cómo lo organizo todo

Y aquí viene la madre del cordero: todo lo que te he contado sobre rutinas y hábitos no sería replicable si no tuviera detrás un sistema para organizar todo lo que tengo que hacer.

Te lo cuento aquí en vídeo (debajo está en texto y capturas).

Mi espacio de trabajo en Notion

Si no te has descargado la app, puedes hacerlo en este enlace. Es 100% gratuita para uso individual y está disponible para Windows y Mac y en plataformas móviles y de escritorio.

De base tengo un solo espacio de trabajo (llamado 🦖 The Cave) en el que tengo una página inicial —un dashboard que te explico en el siguiente punto como funciona— y páginas para Life, uiFromMars y Youtube.

No necesito más, ya que busco una forma de trabajar que sea eficiente y eficaz y no complique más la vida de la cuenta.

El tablero de tareas principal de Notion

Mi panel de control / tabla de tareas en Notion

Cómo organizo las tareas

Como te decía antes, el dashboard es la primera página y casi, casi, el centro de operaciones. Allí tengo tres tablas que cumplen varias funciones:

Braindump
Literalmente, «volcado de cerebro». Hasta ahora tenía siempre la cabeza llena de cosas que tenía que hacer, que además estaban repartidas en diferentes aplicaciones, papeles, libretas, post-its… y no tenía forma humana de organizarme bien. Todo esto me llevaba a pretender acordarme de todo siempre.

El espacio mental que ocupa esto es increíble, así que esta lista me sirve para lanzar allí todo lo que se me cruza por la mente: les doy un contexto para poder filtrar qué puedo hacer en el móvil o cuando tenga la energía baja, una fecha límite, un checkbox para marcar si es algo que necesito tener ya (as soon as posible, ASAP), el estado (por defecto estan en «to do») y con qué proyecto tienen relación: Life, uiFromMars o Youtube.

ASAP
En esa tabla solo aparecen las tareas que cumplen el requisito de tener el checkbox de urgente marcado. Así sé qué es lo más prioritario e importante que tengo que hacer.

Soon
Qué tareas tengo que tener cerradas en una semana.

 

Si quieres copiar este sistema de lista de tareas tan minimalista, te dejo el tutorial que grabé:

 

Cómo organizo «Life»

En esta página tengo mi 2021: mi propósito de este año (Live healthier, slower and focused) un manifesto que incluye unas guías para que no se me olvide cómo lograrlo (que me pasa…) y accesos directos al resto de páginas.

Está distribuida en dos columnas, una con Essentials y la otra con Consume:

  • Essentials. Son otras páginas con aprendizajes y conocimiento que quiero guardar de forma estática.
  • Consume. Son dos tableros que me permiten ir almacenando qué libros, series o películas quiero ver (o he visto). Así puedo llevar un registro y no vivo suponiendo que me acordaré de ver o leer ese contenido… porque casi siempre termino olvidándome.

 

En la parte de abajo tengo otra vista de la tabla del «Dashboard» que te he enseñado antes, pero aquí solo aparecen los proyectos filtrados con el proyecto «Life» y están en un formato kanban, así puedo llevar mejor el control del estado de cada tarea.

Cómo organizo uiFromMars

La estructura de uiFromMars es similar a la de «Life», pero es mucho más sencilla. Solo tengo dos páginas, una con el calendario editorial y otra con aprendizajes y estudios que hago después de analizar datos o hacer entrevistas.

Cómo organizo uiFromMars utilizando Notion

La «base» de uiFromMars en Notion

Como en «Life», debajo también tengo una vista filtrada de la tabla con las tareas relacionados con este proyecto.

El calendario editorial es quizás la pieza más compleja de este bloque, ya que contiene una tabla en la que voy escribiendo los contenidos que publicaré en uiFromMars, añadiendo los diferentes estados, categoría, fecha de publicación y etiquetas.

 

Cómo organizo Youtube

Con diferencia esta es la página más sencilla: simplemente es un tablero en el que voy escribiendo las ideas para próximos vídeos y voy moviendo la tarjeta en función del estado.

Pueden estar en: idea, review, scripted, recorded, editing, ready to publish y done.

Captura de Notion con un kanban para los vídeos de Youtube

El tablero kanban para Youtube

 

Apuntes finales

En párrafos anteriores te he explicado la clave de todo: constancia, disciplina y organización.

Sin estos tres aspectos me sería absolutamente imposible poder crecer personal y profesionalmente y a la vez atender el resto de aspectos de mi vida.

No es una organización tan estricta como pueda parecer: es flexible y cuando hago la planificación los domingos trato de no inundarme con más tareas de las que quiero asumir.

Hacerlo significaría sacrificar la calidad de lo que hago y también pondría en jaque mi propio crecimiento: querer hacerlo todo, rápido y bien no es viable.

Recuerda que en YouTube he subido un vídeo explicándolo todo al detalle y un tutorial de cómo puedes copiar el dashboard 🙂



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  1. Hola!
    Soy diseñadora gráfica junior y hace más de un año que sigo tu blog semanalmente. Tienes una forma de explicar las cosas, que aunque no me entere mucho cuando escribes sobre figma y software especializado (no lo he tocado en la vida), pues me engancha y me resulta super interesante. Me ha molado el video explicativo porque a veces me da palo el echo de ponerme a leer.

    En cuanto a la aplicación la encuentro bastante útil y intuitiva pero no encuentro como ponerla en español… sabes si hay alguna version en castellano o solo esta en inglés?

    Gracias y un saludo!

    Ester

    1. Cris Busquets

      ¡Hola Ester!

      Gracias por dejar tu comentario, por el feedback y, en realidad, por leerme 🙂

      Tendré en cuenta lo de los vídeos: aunque es un coste extra en tiempo, creo que a algun@s os puede ir mejor que los artículos.

      Notion, hasta donde yo sé, está solo disponible en inglés 🙁

  2. Hola!

    He empezado a leer el artículo porque justamente desde hace pocas semanas he empezado a organizarme con Notion para tenerlo todo en un mismo sitio y no repartido en múltiples sitios.

    Al empezar a leer me ha hecho mucha gracia porque también uso Freeletics y Headspace y ahí he pensado: «Seguro que esta organización me será útil». Y, la verdad es que sí. Muchas ideas a tener en cuenta para mi estructura. ¡Gracias!

    1. Cris Busquets

      ¡Hola Angela!

      ¡Otra que ha caído en Notion! La verdad es que es un software que va genial y una vez entras y ves todas las posibilidades, acabas por no salir nunca de allí jajajaj

      Y gracias a ti 🙂

  3. Hola! Lo primero, felicidades por este fantástico blog. lo sigo desde hace poco por Álvaro Bernal y ya soy muy fan tuyo y de tu contenido.

    Pero es que con este post y con el vídeo me has dado la vida, en serio.
    Llevo meses buscando la manera de organizarme mejor y volví a Evernote, a pesar de que Álvaro me recomendó Notion y me pasó su código, etc… Pero es que era abrir la app y pensaba «¿cómo carajo funciona esto?».

    Pero ayer dije venga va…. voy a darle una oportunidad, además que tenía crédito para el plan Pro y demás… y justo me pongo a buscar un vídeo en Youtube de «cómo funciona Notion» que me llega un correo de UiFromMars sobre esto… como si me hubieras leído la mente…

    Y oye, lo has explicado tan claro, tan bien… Comencé a ponérmelo como lo tienes tú y poco a poco ya voy entendiendo como funciona y me parece BRUTAL para el día a día.

    Aún no sé si me sustituirá a Evernote para la toma de Notas, ya que estoy muy acostumbrado (y tengo el Premium ya pagado de 6 meses) y me parece muy potente para eso… y el WebClipper lo uso mucho también. Me guardo muchos enlaces a una libreta creada para eso y luego cojo la info que necesito en otra notra…. y en Notion no puedo… básicamente porque utilizo Safari y no voy a cambiar a Chrome o Firefox sólo por eso.

    Pero me está pareciendo una herramienta bestial y gracias a ti me he motivado para organizarme mejor y meterle caña a Notion, ¡así que muchas gracias!

    Tengo dudas de cosas que no me salen o no sé hacer, así que investigaré y si no preguntaré jejeje.

    ¡Un saludo!

    1. Cris Busquets

      ¡Hola Jaume!

      Gracias por el comentario y por el feedback 🙂

      La verdad es que sí, Notion tiene muucho potencial pero tiene una curva de aprendizaje bastante grande. Yo lo había intentado ya un par de veces hasta que decidí que tenía que aprender a usarlo: le veía mucho potencial pero no sabía por dónde cogerlo.

      Me alegra de que el vídeo y el artículo te llegaran justo en el momento correcto 🙂 Si tienes alguna duda, escríbeme sin problema!

  4. Muy interesante el post Cris, gracias por explicar sin filtros. Yo llevo un tiempo utilizando Asana y bastante bien, pero creo que voy a darle una oportunidad a Notion.
    Saludos

  5. Fernando

    Me hubiera gustado que estuviera la plantilla de Notion me encanto como lo organizaste

  6. Un tema visualmente excelente sobre hábitos y organización en Notion.

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