Cómo teletrabajar en diseño y no morir en el intento

Escrito por Cris Busquets. Publicado en Comunicación, Proceso de diseño

Trabaja en remoto en diseño

Como medida para tratar de contener un poco el Coronavirus y reducir cualquier tipo de riesgo para las personas que formamos parte de la compañía, desde Holaluz -como ya hacen muchas otras empresas estos días- estamos trabajando tod@s en remoto desde hace varios días.

Somos cerca de 200 empleados y estamos todos trabajando en remoto. De ellos, más de 50 forman parte de ingeniería (tecnología + Product Owners). Y entre ell@s, 3 de diseño 🙂

Se trata de una situación atípica que nos ha hecho plantearnos muchas preguntas y aprender mucho en muy pocos días.

En este artículo trataré de explicarte cómo trabajamos de forma remota en diseño, pero también algunas de las dinámicas que mantenemos en Holaluz para que la cultura corporativa (y todo lo que se ha ido construyendo) no se vea afectado.

Equipo de diseño: dinámicas y nuevos hábitos

Figma for the win

Hace unos meses tomamos la decisión de hacer la transición de Sketch a Figma, y es lo que nos ha “salvado” la vida.

Slack: canales y conversaciones privadas
En Slack tenemos nuestro propio canal, #product-design, en el que compartimos ideas, herramientas, referencias, inspiración y, para qué negarlo, algún que otro gif, comentario aleatorio o ida de olla.

Con el objetivo de mejorar la comunicación entre el equipo y, principalmente no perder hilos de mensajes, hemos enlazado Slack con Figma creando otro canal, #product-design-notifications.

En este canal -que es de solo lectura- van apareciendo todos los comentarios que vamos realizando en los archivos de Figma. De este modo centralizamos las discusiones, no perdemos el hilo de ideas/propuestas y tod@s somos conscientes de qué está pasando.

Con este método evitamos usar una tercera herramienta, el correo electrónico, que es donde hasta ahora recibíamos los e-mails con cada comentario.

Menos herramientas + menos canales = menos lío.

Evidentemente también existen conversaciones privadas entre nosotros, pero si en una de ellas sale alguna idea que es importante compartir con el resto del equipo, se expone en el canal de diseño.

Reuniones y trabajo en equipo

Para poder funcionar de forma adecuada necesitamos, más que nunca, estar alineados y comunicarnos entre nosotros.

Una parte la suplimos con lo que te comentaba antes de los canales en Slack, pero las reuniones siguen siendo necesarias.

Y quien dice reunión, dice:

  • Llamada semanal fija para hablar exclusivamente de los OKRs propios del equipo y cómo vamos avanzando en ellos (y qué bloqueos tenemos). También la utilizamos para hablar de aspectos relacionados con el diseño en Holaluz, como flujos de trabajo que podríamos optimizar, nuevas herramientas que probar, etc.
  • Llamadas nacidas de proyectos concretos, que requieren que debatamos alguna idea o estemos los tres en Figma editando y proponiendo opciones a algo que ya está diseñado.

Básicamente estamos en comunicación contínua: si alguien del equipo necesita ayuda solo tiene que levantar la mano en el canal y buscamos la mejor forma de hacerlo sin que se resientan el resto de proyectos.

Y evidentemente, sean o no del equipo de diseño, siempre hay que buscar la forma de comprobar cómo están tus otros compañeros 😉

Management del equipo

En mi caso a todo esto hay que sumarle la propia gestión del equipo y las expectativas, problemas y alegrías que tiene cada uno. Todo esto ahora sucede en reuniones semanales vía llamada con cada un@. Y sí, las 1-to-1 siguen pasando aunque estemos en remoto.

Lo he escrito en negrita porque esto es muy importante (y de eso va el siguiente punto): la excepcionalidad actual no debe hacer que dejemos de hacer lo que nos funciona. Simplemente hay que buscar otra manera.

Qué comporta trabajar en remoto

Hay varios aspectos que hacen el trabajo en remoto más fácil… o más difícil. Esto es lo que he ido viendo durante esta semana. No solo con el equipo de diseño, sino con todos los stakeholders y compañer@s en general.

Confianza

Es el punto más importante. Y no lo pongo en mayúsculas porque no quiero gritarte.

Cuando estamos todos en la oficina vemos quien está en su sitio, quien se ha levantado para ir a la cocina, ir a una reunión, etc.

Trabajar en remoto significa que no tienes ni idea de si la otra persona está trabajando o está en el sofá.

Y tienes que saber lidiar con esto y confiar en que la otra persona te contestará lo más rápido que pueda con lo que has preguntado.

Si no puedes trabajar así te volverás loc@, porque empezarás a suponer situaciones que es muy posible que ni estén sucediendo ni vaya a suceder.

Cuando entras en Holaluz ya lo haces con confianza total. Y, además, por defecto asumimos buena intención por la otra parte al realizar cualquier acción. Y todo esto de forma bidireccional, tengas el cargo que tengas.

Es la única forma de lograr que todo funcione: confiar en los demás y en su buen hacer.

Paciencia

Trabajar en remoto no tiene nada que ver con hacerlo de forma presencial.

Las reuniones se sustituyen por videollamadas, una forma de comunicación que, como todas, también tiene sus desventajas.

Es importante que seas consciente del contexto de cada persona y tengas paciencia con las situaciones que se generan: puede ser que estés en una videollamada explicando algo importante y que alguien se vea interrumpido por su hijo. O por un bebé que llora. O incluso por un gato que salta encima de la mesa y decide plantarse delante de la cámara.

También pueden existir problemas con la conexión a internet, el dispositivo utilizado, los auriculares, el micrófono, la iluminación… y mil cosas más.

Por todo esto la comunicación será un poco menos fluida que en circunstancias normales y te obligará a interactuar de otro modo: a explicarlo todo más lento (el lag es un gran enemigo), a no interrumpir a alguien que no ha acabado todavía su explicación, a contener tus ganas de hablar para no pisar una discusión, etc.

Y ligado a lo que te comentaba en el punto anterior, paciencia también esperando respuesta. No sucede todo a la misma velocidad que en el cara a cara.

Agotamiento

Pese a que gracias al confinamiento preventivo no puedo salir de casa -como todos, lo sé-, esta semana me ha agotado mucho más que otras.

Pensé que al ahorrarme el trayecto hacia la oficina tendría más tiempo, pero es mentira. He aprovechado para dormir un poco más (qué locura, ¿eh?) y cuando acabo mi jornada laboral sinceramente no tengo ganas de más pantallas.

Todo se ha convertido en una “videollamada contínua”. Ahora que me he dado cuenta, para la semana que viene me bloquearé espacios en el calendario para pensar sin ordenador. Y también momentos para salir al balcón y sentarme un rato al sol con un te matcha.

Que puede sonar muy extraño, pero el flujo de trabajo está tan digitalizado y tras una pantalla que como diseñadora me falta tiempo para pararme y hacer cuatro garabatos en una hoja dándole vueltas a proyectos o ideas.

Trabaja en remoto, pero permanece alerta

Esta forma de trabajar tiene sus ventajas y también sus retos. Si te encuentras en esta situación, trata de tomarte unos minutos al día para reflexionar si esta es la mejor forma de hacer las cosas.

Dale vueltas a si hace falta hacer todas las reuniones que hacías antes, cómo convertirlas en más productivas, cómo usar otras herramientas para trabajar mejor, cómo interactuar con otras personas del equipo para saber cómo están, etc.

Y por lo que más quieras, bebe agua, come bien, bloquéate espacios en el calendario y levántate de vez en cuando.


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  1. Helen

    ¡Qué bueno poder enlazar slack con figma la verdad! nosotros trabajamos con sketch, zeplin y teams. La verdad que sería genial poder integrarlo todo y eliminar tanta herramienta segregada.
    Yo también ando agotada esta semana, pensaba que evitar el desplazamiento ayudaría, pero la verdad que trabajar en casa con dos monstruitas agotan y las interrupciones destruyen cualquier concentración en el proceso de ideación. Pero bueno, al final se trata de tener un calendario que seguir y adaptarse a lo que venga.
    Mucho ánimo!

  2. Mónica Franco

    Pensé que era la única agotada. De repente me levantaba y me mareaba de seguir mucho tiempo en la computadora. Pero ojalá poco a poco nos acostumbremos y encontremos la forma de hacerlo más ameno. Saludos!!! Buen blog!!! 😀

    1. Cris Busquets

      ¡Hola Monica! Sí jajaja los primeros días acabé agotada, hasta que me di cuenta de que necesitaba levantarme y moverme más. Una obviedad como una catedral, pero el contexto no ayuda a ver estas cosas jajaja

    1. Cris Busquets

      Gracias por leerlo Juanma (y por dejar un comentario!) 🙂

  3. Carlos Alberto

    Trabajar remotamente es genial para algunas personas y un infierno para otras. Hay varios podcasts, libros y posts con la gente ofreciendo sus «tips». Dicen que a los más introvertidos es el paraíso y todo contrario para los extrovertidos. También se dice que quien trabaja remoto recibe menos bonificaciones, promociones y créditos de los que trabajan al lado de los jefes. A ver que pasa luego con la «nueva realidad», si esta «moda» ha venido para quedarse o no =)

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